CASESTUDY 導入事例

■ANAセールスにおける『Travel WINS Next』の利用状況

--　『Travel WINS Next』の導入状況について教えてください。

--　『Travel WINS Next』の利用した業務の流れについて教えてください。

業務の一連の流れは次の通りです。

■販売管理システムを刷新した背景とねらい

--　『Travel WINS Next』を導入した経緯を教えてください。

旧販売管理システムは約15年前に構築したシステムで、基本的にお金の管理を主としたものでした。そのため、担当者間での情報や関連データ、同意書、請求書、領収書の控え等の情報は各担当者の個別管理、人手によるファイリング管理をしていました。また、予約システムからの情報の取り込みも手作業で行っており、次のような課題が内在化していました。

また、前システムの保守期限切れも迫っていたことから、システムの刷新を決め、業務の効率化とセキュリティの強化を同時に図れると考えました。

--　パッケージソフトを選択とした理由を教えてください。

パッケージソフトを選択したのには、次の3つの理由がありました。

【業界標準手法への対応】

この15年間で様々な規制緩和や市場の変化によって、業務や運用の見直しを実施してきました。しかし、旧来の業務に合わせてスクラッチ開発された前システムをベースに考えると、新たな業界標準の手法を取り入れるのが難しい場面が多くありました。そのため、今回のシステムの刷新は業務自体を業界標準に対応させ、さらに不足機能をシステム化することにより、業務効率化とサービス品質向上を図る良い機会だと捉えました。

【先進的な業務スタイルを維持】

パッケージソフトであれば自社で開発を続けなくても、ソフトウェアが進化し続ける限り業務も陳腐化することを防げます。年月が経過しても、常に新しい業務スタイルを維持できるという点に期待しました。

【短期導入】

前システムの保守切れが迫っていたため短期間で導入できることが必須でした。当初はスクラッチで開発することも検討しましたが、同時に関連する3つのシステムの刷新する必要があったため、コストや作業負荷を考えるとパッケージソフトの採用は最善の選択肢だと判断しました。

■システムとベンダーの選定要件

--　導入するシステムはどのように選定したのでしょうか。

弊社としても本格的にパッケージソフトを導入するのは初めての試みだったので、手探りしながらの選定でした。事前に評価基準を明確に定義し、製品の画面や機能を参照しながら業務とのフィット&ギャップを丁寧に繰り返し実施しました。

ただし、フィット&ギャップを行うといっても、単に業務にパッケージソフトを業務内容に合わせていくのではなく、パッケージソフトの標準機能で、どのように現状の業務を再現するかという視点で評価を行いました。さらに、部分最適化や属人化につながるようなカスタマイズやアドオンは行わない、必要であれば業務の変更や廃止も辞さないという方針を徹底しました。

--　慣れ親しんできたシステムが変わり、業務もシステムに合わせるとなると現場からの拒否反応などはなかったのでしょうか。

検証した主な要件
カルテ情報の取り込み
カルテの作成
カルテ簿削除
請求書の発行
入金の消し込み
ツアー取消による返金
ツアーマイルの集計
クレジットの消し込み
手仕舞のタスク管理

当然、現場への負担や心情的な反発もあることは想定をしていました。そこで、各現場の代表者を製品選定の検証メンバーに加え、パッケージソフトを採用する意義や導入後のメリット、さらにはカスタマイズやアドオンのデメリットを理解してもらい、プロジェクトを進めました。

システム的な要件や拡張性などは営業システム課で判断をしましたが、ユーザインタフェースや現状の業務レベルをどのように実現するかという点は、現場の代表者が主体となってもらうことにより、率先して業務改革を実施してもらえるようにしました。

このような方法は正直、時間も手間もかかりますが、その分、ベンダーの能力や姿勢もじっくりと評価できますので、結果としては良かったと思っています。

■『Travel WINS Next』を採用した理由

--　『Travel WINS Next』を採用した理由を教えてください。

そのほか、細かな評価ポイントは次の通りです。

完成度の高い標準機能

• カルテ画面で業務だけでなく、関連情報や添付ファイル、対応履歴、連絡メモなどを一元的に管理できる。
• タブで表示情報を容易に切り替え、必要な情報だけを表示できる。
• 複数の請求先法人も1つの問い合わせ番号で管理できる。
• 帳票レイアウトをユーザ部門で容易に作成・変更できる。

容易な進捗管理

• 作業の進捗登録・状況を一覧で管理できる
• 部署や個人、業務でも進捗情報を分類できる。
• 作業間の連携も柔軟に設定できる。
• 作業一覧からそのまま作業画面を表示できる。
• 作業が完了した時点で自動的にステータスが完了に更新される。

充実なセキュリティ機能

• IDの有効期限や端末のアクセス制限を設定できる。
• パスワードの管理ポリシーが充実している。
• データをダウンロードしたときのログ（日時、担当者など）が残る。
• ボタンごとにアクセス（利用）権限を設定でき、ユーザ部門で管理できる。

■『Travel WINS Next』の導入効果

--　『Travel WINS Next』の導入効果についてお聞かせください。

■今後の拡張予定

--　今後の拡張予定などがあれば教えてください。

■システムの導入を検討している企業へのアドバイス

--　『Travel WINS Next』の導入・刷新を検討している企業に向けて、アドバイスなどがあればお聞かせください。

アドバイスを言えるような立場ではありませんが、 データの移行に関しては十分な検討が必要であると思います。データ移行はルールさえ決まってしまえば機械的に作業ができると考えがちですが、そのルール決めの段階で苦労する場面が多くありました。また、システムの切り換えに関して、失敗できない作業なので、何度も切り換えのリハーサルを実施しました。
これらの作業の準備には、時間や手間がかかりますので、工数やスケジュールを最初から見積もっておいた方がいいと思います。

■今後の期待

--　最後に、『Travel WINS Next』および都築電気への評価と期待を教えてください。

『Travel WINS シリーズ』に関して、これまで数多くの企業に採用されてきた実績が示すように、機能が充実しており使いやすい製品だと改めて認識しました。今後も、当社の要望だけでなく、ほかのユーザの要望や業界動向も取り入れて、まさに業界標準の製品としてさらなる進化を期待しています。

都築電気に関しては、これまでのお付き合い同様、私たちの漠然とした要望や無理かと思われる難題に対しても必ず解決策を見出し、常に先回りをしてトラブルになりそうなことを未然に防いでくれました。

また、複雑なインフラの要件についても、ユーザに負担をかけることなく解決に導いていただくことができたことも大変感謝しております。
今後も、これまでと変わらない迅速で丁寧なサポートを期待します。

ANAセールス様、本日はお忙しい中
貴重なお話をありがとうございました。

＊ 取材日時 2015年6月
＊ 文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。