CLOUD CONTENT MANAGEMENT クラウド・コンテンツ・マネージメント
Box INDEX
TSUZUKI DENKI CO.,LTD. 都築電気株式会社
情報共有のツールとファイルの分散が課題Boxに統一して社員の生産性が大幅に向上
グループ会社「都築テクノサービス(株)」「(株)都築ソフトウェア」を含め2,000名で利用
「働き方改革」と「健康増進施策」の両輪で「健康経営の実践」に取り組む都築電気では社員の業務負荷の軽減や生産性の向上に向けてICTの利用環境の改善を推進している。その取り組みの中でメールやファイルサーバー、部門ごとに運用しているNAS、Webサービスなどの異なるツールで行っていた情報共有の効率化が求められていた。そこで当社では情報共有およびコラボレーションツールとしてBoxを導入し、単なるクラウドストレージとしての利用だけではなく、社員の生産性を大幅に向上させるべく情報共有プラットフォームとしての活用を実現した。
- 課題／ニーズ
- 社内の情報共有手段が分散され、同じファイルが別のツールで重複して保管されており、ストレージを無駄に消費していた。さらに、ファイルサーバーは会社支給のiPhoneから閲覧できなかった
- 効果
- 社内の情報共有ツールをBoxに統一し、iPhoneで社外からもファイルを閲覧できるようになった。コラボレーション機能で業務の俊敏性が高まり、生産性が上がった。
01.背 景
- メールやファイルサーバーなどツールやユーザーごとに情報が散在していた
ICTソリューション事業や電子デバイス事業を通じて企業や社会に貢献している当社では、2017年度～2019年度の中期経営計画「Make New Value2020」において「健康経営の実践」を基盤に「コアビジネスの収益性向上」と「成長新分野新領域への挑戦」による持続的な成長を目指している。
健康経営とは社員の健康管理を経営課題として捉え、社員とその家族の健康を会社が主導して維持・増進することで、経営や事業の継続および安定を目指す取り組みだ。当社では「働き方改革」と「健康増進施策」の両輪で健康経営の実践に取り組んでいる。
健康経営を支える働き方改革への取り組みを加速させるにあたり、代表取締役社長 江森 勲氏はICTの利用環境の改善を同社の情報管理部に指示した。ICTの利用環境の改善は業務の効率化や社員の生産性向上に直結するからだ。
そして情報管理部が中心となって課題の洗い出しを進めたところ、メールの利用実態が明らかになった。情報管理部 部長 島津幸一氏は「ある分析情報でメールの約70％が社内向けに利用されており、そのうち15％にファイルが添付されていることを知り、当社の利用状況を確認したところ社内向け（社員間）メールの約25%にファイルが添付されていました。つまり社内の情報共有の仕組みに課題があることがわかりました」と説明する。
同社ではメールのほかにもファイルサーバーや部門ごとに利用しているNAS、さらにOffice 365のOneDriveなど、さまざまなツールを使って情報共有していた。その問題点について情報管理部 副部長兼 推進課長 草場英史氏は次のように指摘する。
「情報がツールごとに分散してしまうほか、同じファイルが別のツールで重複して保管され、ストレージを無駄に消費していました」（草場氏）
またファイルサーバーのセキュリティを維持するために社外からのアクセスを制限しており、モバイルワークやテレワークを行う際に不便だった。このファイルサーバーは社員のうち約1,300名が業務利用している会社支給のiPhoneに対応しておらず、外出先からファイルサーバーのファイルを利用できなかった。
そこで当社は社内の情報共有ツールをBoxに統一し、社内に散在する情報をBoxで一元管理するとともに、働き方改革の実践を強化することを決断した。
都築電気株式会社
情報管理部
部長
島津 幸一
都築電気株式会社
情報管理部
副部長 兼 推進課長
草場 英史
都築電気株式会社
クラウドソリューション部
副部長 兼
基盤システム課長
佐藤 功
都築電気株式会社
クラウドソリューション部
クラウド基盤課
須田 幸男
02.ポイント
- ストレージだけではなくコラボレーションも統合できるBoxを導入
社内のICTの利用環境の改善に加えて、社内で運用していたファイルサーバーの保守の終了が迫っていたこともBoxの導入を検討するきっかけとなった。ファイルサーバーをリプレースするだけではICT環境は従来と変わらず、働き方も変えられないからだ。
そこでクラウドソリューション部 副部長 兼 基盤システム課長 佐藤 功氏は「情報共有におけるツールと情報の一元化において、社外からでも情報にアクセスしやすいクラウドストレージサービスが最適だと考えていました。その中でもBoxはグローバルでトップクラスの企業の大半が利用している上に、国内では富士通グループの約8万人が利用している圧倒的な実績があります」とBoxを選んだ決め手を語る。
富士通グループによる大規模な導入および活用の実績に加えて、Boxの優れた操作環境も高く評価された。クラウドソリューション部 クラウド基盤課 須田幸男氏は「いくら優れたツールであっても操作が難しかったり面倒だったりすると利用が定着しません。Boxのユーザーインターフェースは誰もが容易に操作でき、利用を定着させられると確信しました」と説明する。
業務利用で重要となるセキュリティに関しても高く評価している。草場氏は「Boxはエンタープライズ向けサービスとして開発・提供されており、さまざまな国際的なセキュリティ基準に準拠しているので安心して業務利用できます」と語る。
03.効 果
情報の集約とシンプルな操作環境で社員の生産性を大幅に向上できた
Boxを導入した当社ではファイルをBoxに保存して一元管理することで重複を排除できるようになり、ファイルの編集時はOffice 365と連携して保存やバージョンを自動的に管理できるようになった。
またファイルの共有についてもファイルのリンクをメンバーに送信したり、フォルダーへ招待したりするだけで共有できるようになり、メールの作成や送信・受信にかかっていた手間や時間を大幅に改善できた。
さらに従来はメールでやり取りしていた文書の共有も複数のメンバーが同時に編集でき、更新状況がリアルタイムに把握できるBox Notesを活用して情報共有や意思の疎通をスピーディかつ確実に行えるようになった。
ファイルの内容を確認する際も従来ならばファイルをダウンロードして開く必要があったが、Boxにはプレビュー機能があるため即座にファイルの内容が確認できるようになるなど、各種ドキュメントの活用や共有に伴う生産性が飛躍的に向上した。
島津氏は「こうした一つひとつの効果を積み重ねると、大幅な生産性向上につながっています」と説明する。
さらにBoxはさまざまなデバイスから利用でき、当然iPhoneからも対応アプリでコラボレーション機能が利用できる。草場氏は「iPhoneから見積書を確認したり修正箇所を指摘したりできるようになり、業務の俊敏性が高まった結果、生産性とお客様対応の向上につながっています」と喜ぶ。
FORTE 都築電気の強み
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