CASESTUDY 導入事例

－ はじめにTCVの導⼊を主導した⼤⽊さん、渋⾕さんの⾃⼰紹介と、総務部のミッションについて教えてください。

総務部、部⻑の⼤⽊です。総務部ではオフィスリニューアルなどのオフィス戦略の⽴案や、働き⽅改⾰の実現に向けた業務プロセス改⾰など、従業員のエンゲージメント向上に資する施策の推進をミッションとして掲げています。

総務部総務課の渋⾕です。私は社内の電話設備を担当しており、TCV の導⼊をはじめとする電話交換機（PBX）の更新業務に携わっています。

－ 「働き⽅改⾰の実現に向けた業務プロセス改⾰」の例としてはどのようなものがありますか︖

直近では精算システムの改⾰を進めています。従業員がどこにいてもロケーションフリーで電話応対できるようになったという意味で、TCV の導⼊も多様な働き⽅を実現する業務プロセス改⾰の⼀例です。（大木氏）

－ TCV 導⼊前の課題、背景について教えてください。

全国各地の拠点によって異なる電話の設備やシステムを導⼊していました。例えば、東京/ 名古屋オフィスは他社が提供するクラウド型のPBXシステム、横浜オフィスは弊社が提供しているCT-e1※、その他事業所やグループ会社は事業所ごとにオンプレミス型のPBX利⽤と、システムがバラバラな状況でした。拠点単位で導⼊しているシステムが異なるため、運⽤や稼働資産の管理も各拠点の担当者が個別に対応しており、さらに端末も拠点によって固定電話機、スマートフォン、PHSなどを複数利⽤していて統⼀されていませんでした。
そうした状態では電話番号も端末も増えてしまい、利⽤者側としては誰のどの端末に電話をかければいいのかわかりにくくなってしまいます。また各部⾨に代表番号があり、代表着信⽤の固定電話機が席に置いてあるため誰かが必ず出社しなければならず、⾃席からも離れられない運⽤でした。いわばコミュニケーションをとるためにコミュニケーションコストがかかっているような状況でした。（大木氏）

管理者⽬線としては、固定電話機の配線があるためにレイアウトの変更が速やかに実施できない課題がありました。番号計画の作成から電話機・配線移動時のテスト、⽴会いなど⼯程が⾮常に多く、毎年レイアウト変更だけでもかなりの費⽤がかかっていたと思います。
このように⾮効率で多くのコストがかかる運⽤を改善するため、電話設備・システムを集約したいと思ったのが導⼊の背景としてあります。（渋谷氏）

－ TCV導⼊後、代表電話の受け⽅はどのように変化しましたか︖

代表電話（0ABJ 番号）については、CT-e1と連携することで運⽤を変更することなく、かつ⾃宅を含めどこでも受けられるようになりました。電話の優先度を振り分けることもできるので、効率的な運⽤ができています。なお、部署代表電話は原則廃⽌にし、保守系の部署代表電話など⼀部はグループ会社である都築テクノサービスに振り分けています。（大木氏）

－ 個⼈の電話への着信については、TCV導⼊の前後でどのように変わりましたか︖

TCV 導⼊前は、ダイヤルイン番号を持っていない⼈、持っている⼈、さらにはダイヤルイン番号が0ABJ番号の⼈と050番号の⼈がいるなどバラバラの状態でした。導⼊後はそれを統⼀し、全員⼀律に050番号を配布できるようになりました。（大木氏）

－ 他社サービスと⽐較したときのTCVの優位性はどのようなところにありますか︖

他社サービスの場合、ゲートウェイ機器のような電話回線設備が必要なものも多いのですが、TCV はそうした物理的な設備が不要な点が⼤きな優位性だと思います。
設備が不要であることに加え、個⼈ダイヤルイン番号をレガシー回線の0ABJ 番号からIP回線の安価な050番号へ変更することによってコストカットも実現できています。当社では実施していませんが、さらにコストカットをしたい場合には、代表電話（0ABJ番号）に関しても安価な050 番号に変えるという選択肢もあります。（大木氏）

－ TCVの利⽤シーンについてお聞かせください。

社内ではフリーアドレスを採⽤しており、個⼈利⽤端末はスマホのみで社内・社外の発着信はアプリで⾏っています。社外では在宅（リモート）、モバイルオフィスでの勤務が可能となっているほか、所属オフィス以外の⾃社オフィスでの勤務も可能です。個⼈利⽤端末は社内と同様にスマホのみで、社内・社外の発着信はアプリで⾏います。（大木氏）

また、Web 電話帳としてPHONE APPLI PEOPLEというアプリを採⽤し、社内外の電話帳はこちらに集約しています。TCVと連携することで、090、080などのキャリアの番号で発信するか、あるいは050番号で発信するかを選択できます。つまり、相⼿によってこちらが表⽰させたい番号を選ぶことができるこということです。着信に関しても、電話帳に登録されている番号であれば誰からかかってきたのか容易に把握できるため便利です。グループ会社の番号も検索できるのですぐに電話をかけられるようになりました。
さらに、ローカルの端末で電話帳を管理する必要がなくなるので、万が⼀端末を紛失した場合も相⼿先の個⼈情報が流出する⼼配がなく、セキュリティの⾯でもメリットが⼤きいと思います。（渋谷氏）

－ TCVの導⼊にあたって苦労した点はありましたか︖

部署代表の番号を廃⽌することへの抵抗が強かったです。部署によっては頑なに廃⽌したくないと主張するところもあり、社内⽂化やこれまでの慣習を変えるのは⼤変だなと思った記憶があります。
地域による温度差も感じました。例えば東京オフィスはテレワークがある程度浸透しており、働き⽅改⾰を進めていこうという空気も醸成されていたので理解を得やすかった⼀⽅で、地⽅の拠点の理解を得るのに苦労しました。
そうしたときに都築電気社内のTCV 導⼊チームが、運⽤変更に関する理解の促進や技術的なフォローなどを⼿厚く⾏ってくれたので助かりました。社内に電話運⽤のプロがいるというのは⼤きかったですね。部署代表番号の廃⽌に対して抵抗があった部⾨から運⽤開始後に部署代表番号の再開を求められるケースが⾒られなかったのも、運⽤変更によるメリット（誰かが必ず出社しなければならず⾃席からも離れられない運⽤を無くすことができること）を現場が理解・実感できるフォローがあったおかげだと思います。（大木氏）

－ TCV の利⽤に対する管理側としての感想や社内の変化などはありますか︖

⼀番気にしていたのは⾳質ですが、実際に利⽤してみると携帯電話と同等の⾳質で問題はありませんでした。拠点にPBX設備を設置せず、電話回線を含めフルクラウド構成＝完全設備レスになったことで、オフィスのレイアウトをすぐに変更できるようになりました。⾳声コミュニケーション基盤の管理を東京オフィスの総務部へ集約したことにより、それまで各拠点でそれぞれ実施していたPBX更改やレイアウト変更の調整等の作業がすべてなくなり、管理⼯数、保守コストを⼤幅に削減できています。例えば設定変更を⾏う場合、従来のオンプレPBX環境では作業依頼書を作成し、データセットをしてもらったうえで開通テストを実施するなど多くの作業が発⽣し、全⼯程で数時間ほどかかっていましたが、現在では5 〜10 分程度で完了します。
電話機や配線がなくなったことで、社員からは「社内がすっきりした」と評価してもらえるようになりました。（大木氏）

－ 働き⽅改⾰への貢献という⾯での効果は実感していますか︖

テレワーク環境下でも代表電話の受電ができるようになったので、各部⾨の出社者管理の負担が⼤きく減りました。固定電話機レスになったことで、社員が⾃⾝の判断で、それぞれの業務内容に適した場所、施設で仕事ができており、働き⽅改⾰に⼤きく貢献しています。
また、各拠点の停電時に都度PBX の対応を⾏う必要がなくなったことも負担軽減につながっています。（大木氏）