2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、その要件が大きく変更となりました。

今回は電帳法範囲区分の1つである「スキャナ保存」について、この記事で内容を確認していきましょう。

電帳法の3つの範囲をおさらい

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。

電子帳簿保存法の範囲は大きく3つに分かれています。

1.電子帳簿保存

2.スキャナ保存

3.電子取引

それぞれの範囲において、満たすべき要件がありますので、今回は

2.スキャナ保存

について詳細を確認していきましょう。

スキャナ保存とは？

スキャナ保存とは

・請求書や領収書といった紙で発行・受領した取引関係書類を一定の要件のもとスキャニングして電子データとして保存すること

です。

こちらは義務規定ではなく、取り組みたい事業者が任意で行うものとなっています。

ではどういった書類がスキャナ保存の対象となるか確認してきましょう。

スキャナ保存の対象　①国税関係書類(取引関係書類のうち自己発行の写し)

ここで対象となる「国税関係書類」とは、注文書等の取引関係書類のうち、自己発行した書類の写しのことを指します。

・注文書控

・請求書控

・領収書控

など

スキャナ保存の対象　②国税関係書類(取引関係書類のうち相手先から受領したもの)

ここで対象となる「国税関係書類」とは、注文書等の取引関係書類のうち、相手先から受領した書類のことを指します。

・注文書

・請求書

・領収書

など

自己発行の写しを電子帳簿保存してはダメ？

自己発行した請求書等の写しを、最初からPC等で電子データとして作成している場合もあると思います。こららの書類を電帳法に沿った形で保存する場合、印刷しスキャンする形で保存しないといけないのでしょうか？

こちらは、最初からPCで作成し、電子帳簿管理の要件を満たせば、スキャン保存でなくても電子帳簿保存で対応が可能です。

スキャナ保存の要件とは？

まず取引関係書類は「重要書類」と「一般書類」に分かれます。

重要書類・・・請求書、領収書のように決算関係書類以外の国税関係書類

一般書類・・・見積書、注文書のように資金や物の流れに直結・連動しない書類

となります。

それぞれに、様々な要件がありますが本記事では主な要件について解説します。

その他の詳細については「国税庁 電子帳簿保存法一問一答(スキャナ保存関係)」をご確認ください。

（P7 Ⅱ 適用要件　にリンクします）

「重要書類の要件」

1.入力期間の制限

書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力

*おおむね7営業日以内か、最長2か月が目安となります。

2.タイムスタンプの付与

一般社団法人日本データ通信協会の認定を受けたタイムスタンプを付与すること

＊入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えている他者が提供するクラウドサーバに保存している場合イムスタンプの付与要件に代えることができます。

3.検索機能

次の検索機能を確保すること

①取引年月日その他の日付、取引金額

②日付又は金額の範囲を指定して検索

③2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索

「一般書類の要件」

基本的な要件は、重要書類と変わりませんが、入力期間の厳格な設定がないことや、スキャン時にグレースケールでスキャンニングが可能など要件の緩和があります。

まとめ

・スキャナ保存の対象は、請求書や注文書といった取引関係書類

・相手から受領した紙書類でも要件を満たした保存でペーパレスの電帳法対応が可能