BLOG 都築電気ブログ

これまで電子帳簿保存法の概要と、改正内容の詳細について解説してきました。

しかし、結局のところこんな疑問は残ります。

どのように対応するのがいいんだ・・・？

どんな基準で方法を決めていけばいいの・・・？

今回は「システム選び」の目線から、対応のポイントを解説していきます！

そもそもシステムって導入する必要があるの？

電帳法対応=システムの導入ではないことは確かです。定められた要件を満たせばいいですから、決して必須ではありません。

しかし以下の観点からシステムの利用をおすすめします。

1.システムを利用せず要件を満たし続けるのは難しい

電子取引要件への対応をシステム無しで実施しようとした場合を考えてみましょう。

電子取引の要件は、大きく

真実性の確保・・・電子文書が不正に改ざんされないように処置を講ずること

可視性の確保・・・電子文書が必要なときに確認できるよう環境整備すること

でした。

真実性の確保については、定められた要件の「いずれかの要件」を満たすことでOKですので、難易度的には低いかもしれません。

問題は可視性の確保です。

検索要件を満たす必要がありますので、保存ファイルやフォルダについて一定の規則を設け恒久的に保存対応していく必要があります。

会社の規模が大きくなったり、取り扱いの量が増えてくる場合は、対応が難しくなってくることが予想できます。

2.電帳法対応に囚われすぎず、業務DXに繋げることができる

「電子帳簿保存法対応」とコピーのついているシステムはあっても、「電子帳簿保存法用」のシステムは無いのではないでしょうか。

あくまで、電子帳簿保存法に対応しながら(=法改正に伴う要件緩和を活用しながら)、業務の効率化や、電子化・データ化から生まれる新たな価値の活用を目指しているはずです。

法対応のを運用で乗り切ることは、法対応以上の価値を生みませんが、付け焼き刃の対応とせず、システム導入による付随価値の向上に繋げることが重要です。

システム選定のポイント

これまで解説してきた要件を踏まえてシステム選定のポイントを解説します。

1. JIIMA認証を取得しているか

JIIMA認証は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度です。市販されているソフトウェアやサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証しています。

2. 電子データの修正・削除をログに残せるか

真実性の確保のためにも、データの訂正・削除履歴が自動的に付与され視認できることが重要です。

3. 認定タイムスタンプを利用していること

「認定タイムスタンプ」とは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する「時刻認証業務認定事業者」の認定に係る業務により発行されるタイムスタンプです。

タイムスタンプを用いた運用を実施する場合、この認定タイムスタンプを利用した仕組みかが要件となります。

4. セキュリティ対策がしっかりとされていること

電帳法の対応となる書類は、どれも機密性の高い重要書類です。

会社の中であっても公開範囲を設定できたり、認証の仕組みをしっかりと設けるなど書類を守っていく取り組みが必要です。

5. 業務効率化のイメージがもてること

見落としがちなのがシステムを導入することで、自分達の業務がどのように変わるのかという観点です。

もちろん法対応に関するオペレーションも重要ですが、電子化によって可能となる業務効率化に、そのシステムがどのように絡むのかをイメージできることが重要です。

これらのポイントをシステム選定の参考にしてはいかがでしょうか。

まとめ

・システム導入を通じて、付け焼き刃の法対応とせず、業務価値向上を目指すことが重要

・特にセキュリティ、認証制度については安心利用に繋がるため要確認