2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、その要件が大きく変更となりました。

今回は電帳法範囲区分の1つである「電子取引」について、この記事で内容を確認していきましょう。

電帳法の3つの範囲をおさらい

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。

電子帳簿保存法の範囲は大きく3つに分かれています。

1.電子帳簿保存

2.スキャナ保存

3.電子取引

それぞれの範囲において、満たすべき要件がありますので、今回は

3.電子取引

について詳細を確認していきましょう。

電子取引とは？

電子取引とは

・注文書や契約書など取引情報を電子的に授受し、電子データで保存すること

です。

こちらは22年改正により電子取引の情報を書面に出力し保存する方式は廃止となり、電子データのまま保存することが義務づけられました。

一方2023年12月31日までの宥恕措置も設けられており、上記期限までは紙媒体での保存が認められます。

ではどういった書類が電子取引の対象となるか確認してきましょう。

電子取引の対象　電子メール、クラウドサービス、EDIによる取引情報の授受

取引情報の電子的授受が対象となりますので、電子メールや、クラウドサービスを利用した形、EDIの仕組みを利用することも対象となります。

・電子メール

・クラウドサービス

・EDI

など

23年12月31日までの宥恕期間の内容とは？

22年改正により電子取引情報を紙媒体に出力し保存することができなくなりましたが、23年12月31日までは宥恕期間が設けられました。

要件が無いわけではなく、一定の要件が設けられていますので確認しましょう。

・納税地等の所轄税務署長が、電帳法の規定に従った電磁的記録の保存ができなかったことについてやむを得ない事情があると認めたとき

・保存義務者が、質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る）の提示又は提出の求めに応じること

「やむを得ない事情」ってなに！？となると思いますが、こちらは別記事で解説します。

電子取引の要件とは？

「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つを満たす必要があります。

真実性の確保・・・電子文書が不正に改ざんされないように処置を講ずること

可視性の確保・・・電子文書が必要なときに確認できるよう環境整備すること

となります。

さらに具体的な内容を見ていきましょう。

「真実性の確保」(以下いずれかの措置を行うこと)

1.タイムスタンプの付与

タイムスタンプが付与された後に電子データの授受をすること

(一般社団法人日本データ通信協会の認定を受けたタイムスタンプ)

2.取引授受後速やかにタイムスタンプを付与

取引情報の授受後速やかにタイムスタンプを付与し、電子データ保存者もしくは監督者に関する情報を確認することができるようにすること

3.訂正・削除の履歴確認、または訂正・削除ができないシステムの使用

データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、 授受及び保存を行うこと

4.訂正・削除の防止に関する事務処理規定の備え付け

「可視性の確保」

1.関係書類の備え付け

利用するシステム、サービスの利用に関するマニュアル等を備え付けること

2.見読可能装置の備え付け

ディスプレイやプリンタで、電子取引の内容が速やかに確認できるようにすること

3.検索機能の確保

・取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先が検索条件として設定できる

・日付または金額を範囲指定し検索できる

・２つ以上の項目を任意に組み合わせて検索できる

※税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の②・③が不要

まとめ

・23年12月末までに全ての事業者は、電子取引のデータ保存が義務となった。

・電子取引の対象をしっかり確認し、早めの準備が必要