電子契約を行う企業が増えている昨今、メール誤送信などによる情報漏えいのリスクが高まっています。こうしたリスクを最小化するためには、セキュリティ対策や実績などを考慮してシステムを選定することが重要です。

本記事では、電子契約に伴うインシデントリスクやシステム選定のポイントを解説します。

目次

増加する電子契約の利用

電子契約利用における注意点

メール誤送信に関する実態調査

インシデント発生時に考えられるリスク

インシデント対応の流れ

システム選定のポイント

誤送信リスク低減　電子契約システム「DagreeX」

増加する電子契約の利用

企業が行う契約は紙ベースが当たり前とされてきましたが、最近では管理コストや郵送コストの削減のため電子契約が活用されるケースが増えてきています。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）と株式会社アイ・ティ・アールが2022年1月に実施した「企業IT利活用動向調査2022」によると、約70％の企業が電子契約を利用しており、特に電子署名を利用する電子契約の利用率はこの1年間で6.5％増加しています。

出典：JIPDEC/ITR 「企業IT利活用動向調査2022]

https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/sqau0900000056wt-att/J0005170.pdf

電子契約利用における注意点

電子契約においては、契約合意後にPDFをアップロードし電子署名を行いますが、電子契約のサービスを通じて契約を締結する場合には、ファイルアップロードと宛先登録に注意する必要があります。誤ったファイルをアップロードしてしまったり、宛先を間違えたりしてしまうことで、情報漏えいに発展してしまう可能性があるためです。

メール誤送信に関する実態調査

メールの誤送信は、電子契約に限らず業務全般において注意しなければなりません。

サイバーソリューションズ株式会社が実施した「メール誤送信の実態調査」によると、約6割のビジネスマンがメール誤送信（自分が誤送信した、誤送信のメールを受け取った、自社内で誤送信が起きた）の経験があると答えています。その原因として挙げられているのは、7割以上が宛先の入力ミス、約4割が送信ファイルの誤りです。電子契約においてもメール誤送信リスクに対処する必要があります。

出典：サイバーソリューションズ株式会社「メール誤送信の実態調査」

https://download.cybersolutions.co.jp/wp/missend_2022

インシデント発生時に考えられるリスク

電子契約の締結過程において情報漏えいなどのインシデントが発生すると、契約破棄、損害賠償、信頼の失墜などのリスクが生じると考えられます。

また、インシデントによる損失は発生した年のみならず、その後数年にわたり影響が出ることもあり、会社の経営を左右する大きな問題に発展するリスクがあるため、インシデント発生を防ぐため細心の注意が必要です。

インシデント対応の流れ

インシデント発生から解決までには様々なステップを踏まなければなりません。たとえば、情報漏えいが発覚した場合には、応急処置を施すとともにセキュリティ委員会等を設置して対応体制を構築し、取引先と誤送信先への謝罪、経緯と今後の方針の説明、報告書の作成などを行う必要があります。

こうした対応には非常に多くの工数がかかり、社員にかかる負担も小さくありません。特に取引先と誤送信先への謝罪に関しては、大きな労力がかかります。

システム選定のポイント

電子契約システムを利用する場合には、前章までに紹介したリスクを考慮した選定が重要となります。特に重要とされるのが、信頼性、汎用性、拡張性の3つです。

信頼性については「セキュリティ対策が万全か」「認証を取得しているか（JIIMA認証等）」「実績のあるシステムか」といった点を考慮します。

また、汎用性については「様々な証憑書類に対応しているか」「自社で作成する電子文書に対応しているか」、そして拡張性については「デジタル社会を見据えた業務DXが可能か」などを確認することが重要です。