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店舗を数多く出店している企業の中には、新店舗を出店するたびに電話の設置や設定のコスト・手間がかかることや、店舗スタッフの電話応対にかかる業務負荷増大にお悩みのところも少なくありません。

本記事では、多店舗展開に伴う電話の悩みや、クラウドPBXによる解決の可能性について解説します。

多店舗展開する小売店でよくある電話の悩み

多くの店舗を展開する企業や店舗数拡大を検討している企業では、店舗に設置する電話に関する悩みを抱えているところも少なくありません。

よくある悩みとしては以下の4つが挙げられます。

①店舗が増えるたびに機器や工事のコストが発生する

新しい店舗を開設するたびに、通信機器やオンプレミスPBXシステムなどの購入・設置・設定が必要となり、金銭的コストが発生します。

また、設定や設置工事に時間がかかるため、導入から実際の運用までにタイムラグが発生し、時間的コストも課題となります。

②出店や引っ越しのたびに工事手配等の多くの手間がかかる 

新たな店舗の出店や引越しを行う際には、電話機やPBXなどの設備を新店舗に移設したり、設定を変更したりするための工事が必要となります。

出店や引っ越しのたびに工事をしなければならない場合、その都度、設置業者と日程調整や作業内容の確認などをしなければならず多くの手間がかかります。

③新たな回線追加やスタッフ間のコミュニケーション面で制約を受ける

ビジネスの規模拡大に伴い電話回線の追加や機能の拡張を行うことがよくありますが、契約の都合上そうした柔軟な対応ができない可能性があります。

また、店舗内の固定電話での運用を前提としている場合、リモートワークや移動中のスタッフが電話に対応できないなど、コミュニケーション面で制約を受けることもあります。

④店舗スタッフの電話応対業務負荷が大きくなる

本部で対応可能な電話への応対を各店舗で行う場合、店舗スタッフは通常の業務に加え、顧客からの電話応対も行わなければならず、業務負荷が増加します。

各店舗が個別に電話応対をすると、対応内容に重複が生まれたり、店舗によって回答が統一されていなかったりすることもあり、業務効率や顧客満足の低下を招きかねません。

クラウドPBX導入による効果

クラウドPBXとは、従来はオフィスに設置していたPBXをクラウド上に設置し、インターネット経由で電話機能を利用するサービスのことです。

インターネット環境があれば場所を問わず利用できるため、テレワークをはじめ柔軟な働き方に対応できるソリューションとして注目されています。多店舗展開する小売企業にとって、クラウドPBXの導入は以下のような効果をもたらします。

導入にかかる初期コストを削減できる

電話機をはじめとするハードウェアを新たに設置する必要がないため、機器の購入や設置にかかる費用を削減できます。

また、物理的な主装置や配線工事が不要であり、現場に出向いてメンテナンスする必要がないため、機器や施工に伴うコストも発生しません。

サービス導入の手間を解消し、メンテナンスの際も工事不要 

クラウドPBXはクラウドサービスであるため、新店舗出店時の新規導入時も手間がかからず、引っ越し等に伴う、設定変更・メンテナンスの際の工事・業者手配が不要です。そのため、導入時の手間を大きく削減できます。

柔軟な運用が可能

クラウドPBXは店舗外でもスマートフォンやPCから会社番号での発着信に対応でき、場所やデバイスに依存しません。

また拡張性が高く、店舗の移設やレイアウトの変更にも柔軟に対応可能です。

店舗スタッフの電話応対業務負荷を削減できる

顧客からの問い合わせをクラウドPBXが中継し、適切な部署や担当者に転送できるため、各店舗のスタッフがすべての電話に対応する必要がなくなり、店舗でしか対応できない内容のみ受電することになります。

これにより、電話対応の業務負荷が低減し、本来やるべき店舗業務にリソースを割くことができます。